Change Management
Förändringsledning & Change Management
Förändringsledning hjälper företag, organisationer och individer att navigera vägen från nuläge till sin målsättning på ett strukturerat sätt. Syftet är att skapa beteendeförändringar som är positiva genom att stimulera människans inre vilja att utvecklas och förändras – vilket i sin tur ökar kostnadseffektivitet och affärsnytta hos företag.
Argument som används till fördel för förändringsledning är att det är långsiktigt hållbart. Det beror på att människor som verkligen vill förändras är mer troliga att bibehålla förändringar snarare än att bli påtvingade beteendeförändringar. I takt med att kraven på beteendeförändringen stiger tilltar nyttan som förändringsledning kan göra.
Vad är ett förändringsarbete?
I en värld där allting förändras fort måste organisationen vara flexibel och ha en öppen inställning till förändring. Exempelvis kan organisationens goodwill avta eller så kan en viktig kund överväga att avsluta relationen. I dessa situationer måste företaget utvärdera om de ska förändra något. Om svaret är ja kan förändringsledning hjälpa till i implementeringen av förändringsarbetet.
Förändringsarbete har olika faser
Förändringsprocessen har flera olika faser. Ledare och chefer har tillgång till mer strategisk information och kommer tidigare in i processen än vad medarbetarna gör. Det innebär att de har haft chansen att utvärdera och kan påverka olika beslut i större omfattning än övriga kollegor. Insiktsfulla ledare har dessutom en djupare förståelse för varför en förändring är nödvändig. Denna förståelse måste förmedlas för att hjälpa hela organisationen att ta sig igenom faserna. Därigenom kan de mentala barriärerna och motståndet för att genomföra förändringarna sänkas. De olika faserna som individerna inom organisationen genomgår när en förändring implementeras är:
- Reaktionsfasen
- Motståndsfasen
- Omställningsfasen
- Engagemangsfasen
När ledningen väljer att verkställa förändringen är de själva i engagemangsfasen. Samtidigt som beslutsfattarna själva befinner sig i slutskedet introduceras medarbetarna till förändringen. De börjar då sitt eget arbete med att utvärdera och tänka kring förändringen och tar ställning till den. Således befinner de sig i motsatt ända av spektrumet än vad cheferna gör. Dessa faser kan beskrivas som förändringskurvan.
Reaktionsfasen
När en förändring introduceras väcks många frågor till liv. Risk aversionen gör sig påmind, ett begrepp som betyder att människor inte uppskattar att ta risker. Därför funderar anställda som blir informerade om en kommande förändring som påverkar dem om saker likt:
- Vem har beslutat det här?
- Hur kommer den nya situationen påverka mig och mina arbetsuppgifter?
- Hur kommer processer att förändras?
- Vad händer med min status på jobbet?
Dessa är bara några av de frågor som utvärderas under reaktionsfasen.
Motstånd till förändringar
Att genomföra en förändring innebär att en osäkerhet infinner sig. Men det innebär även att rutiner bryts och att ansträngningar kommer att krävas för att anpassa sig till den nya verkligheten. Därför kan ett motstånd till förändringen väckas hos medlemmar i organisationen. För att vägleda de anställda förbi detta skede i implementeringen av en förändring behövs dialog. Genom att förklara varför förändringen är viktig kan motstånd övergå i engagemang.
Omställningsfasen i förändringsarbete
Kritik som framkommer i motståndsfasen kan vara ett tecken på motstånd övergår till engagemang. En chef som är villig att lyssna till vad kollegorna har för åsikter och insikter kan gynnas. När intresset väcks till liv kan anställda belysa frågor från vinklar som personer i ledande positioner har missat. Därmed är denna fas värdefull och kan bidra till att förändringen blir bättre. Organisationer kan därför sträva efter att belöna personer som tar till sig de nya vanorna och ger relevant återkoppling.
Engagerade medarbetare
Medarbetarna tar till sig förändringen och börjar förstå visionen. Det möjliggör att den positiva andan från engagerade medarbetare kan användas för att ge processen ett starkt momentum. För att förändringen ska lyckas måste företagsledningen ha förberett handlingsplaner för hindren som kan komma upp i denna fas. Kanske krävs det nyanställningar för att förändringen ska fungera. I sådant fall måste det finnas utrymme för det i budgeten. Att vara förberedd är nyckeln till att bygga vidare på det momentum som återfinns i organisationen under engagemangsfasen.
Vad menas med förändringsledning?
För att genomföra förändringar krävs det en robust struktur. Förändringsledning tillhandahåller den funktionen för att vägleda de individer som utgör en organisation från utgångspunkten till det slutliga målet. Change management, som förändringsledning kallas på engelska, synkroniserar projekt mellan olika avdelningar. Genom att förklara och skapa förståelse kring varför reformer är nödvändiga kan resultaten bli långvariga. Det görs genom att hänsyn tas till likväl nyttan som kan uppnås som till personerna som berörs.
Change management är viktigt
Förändringsledning bidrar till att öka sannolikheten till att implementeringen av en förändring blir lyckosam. Projektledarna kan göra det bästa jobbet utifrån sin egen förmåga. Men med bristande förberedelser hos de personer som kommer att beröras blir det mycket svårt att lyckas med förändringsarbetet. För att ett projekt ska mottas väl hos de berörda kollegorna kan de tas med och hållas uppdaterade under förberedelserna. Därmed är de bättre rustade att ta emot och verkställa de nya direktiven när projektet ska användas inom organisationen. Det understryker värdet av att arbeta med change management under projektets gång.
Minskat effektivitetstapp
När ett nytt tillvägagångssätt introduceras på en avdelning eller i en rutin uppstår ett initialt effektivitetstapp. Beroende på hur väl förberedda de berörda kollegorna är varierar den inverkan som introduktionen har på produktiviteten. Det är först efter att implementeringen har slutförts och de nya rutinerna har blivit norm som de verkliga resultaten ses. Genom att använda ett strukturerat förändringsarbete i form av förändringsledning kan effektivitetstappet minska. Ett väl utfört planeringsarbete kan till och med bidra till att öka den slutliga effekten som reformen medför
Vad driver förändring?
En förutsättning för att företagsledare ska lyckas i sin arbetsroll är att de har ett öppet sinne. De kan inte förvänta sig att allting kommer att förbli som det är i stunden. Istället måste de tänka framåt och förbereda sig själva och företaget för framtida scenarion. Exempel på orsaker till att förändringar inom organisationen blir nödvändiga listas nedan.
- Förändringar hos konkurrenter triggar behovet internt
- Ny teknologi kräver att företaget anpassar sig
- Makroekonomiska skiften
- Konsumentbeteendet förändras
- Intern personalomsättning
Genom att ständigt hålla sig uppdaterade kan chefer bidra till att företaget är redo att möta diverse olika utmaningar.
Förändrad konkurrens
Konkurrens driver företag framåt och bidrar till att skapa bättre produkter till konsumenterna. Det medför också att ett ständigt behov för marknadsanalyser. Dessa ger beslutsfattarna relevant och uppdaterad information rörande vad konkurrenterna gör. Det bidrar också till att förutspå kommande trender. Även kundnyttan kan öka då bolaget kan finna inspiration och hitta förbättringar genom att se till konkurrenternas tillvägagångssätt. Därigenom kan bolaget positionera sig smart inför framtiden. Med hjälp av ett välfungerande change management kan nya arbetsmetoder och liknande introduceras som hjälper bolaget att förbli konkurrenskraftigt.
Teknologiska genombrott och disruptiv teknik
En bolagsledning som inte följer den teknologiska utvecklingen riskerar att försämra konkurrenskraften i företaget. När digitala lösningar blir allt viktigare för att effektivisera tillverkningsprocesser och möjliggöra kommunikation krävs en lyhördhet gentemot tekniska experter. Bolag som är villiga att förändras i takt med teknologin och omfamnar de möjligheter som finns erbjuder ett potentiellt högt aktieägarvärde. Med teknikens hjälp kan de erbjuda bättre priser till konsumenterna, förbättra marginalerna och bli mer konkurrenskraftiga. Därför är det viktigt att företagsledare försöker förutse och planera för hur teknologiska förändringar ska genomföras inom organisationen.
Makroekonomiska faktorer
Ekonomin är ett stort nätverk där internationella aktörer utbyter varor och tjänster. Enligt Ekonomifakta uppgick världens export som andel av BNP till 28,4% 2019. År 1999 var samma siffra 21,9% vilket indikerar att makroekonomiska faktorer blir allt viktigare. Valutarörelser, tullar och transportkostnader spelar en större roll för balansräkningen idag än tidigare. Därmed kan en förändring i styrräntan eller ett handelskrig driva behovet för förändringar inom ett företag. Kanske måste en strategi läggas upp för hur man valutasäkrar verksamheten eller säkerställer att insatsvaror kan levereras till fabrikerna trots handelsembargon.
Förändringsarbete för att möta konsumenternas nya behov och förväntningar
Kunderna och dess åsikter är signifikanta för att företag ska vara hållbara. Därför kan en förändring triggas när konsumenternas värderingar förändras. Ett ypperligt exempel är hur ishockeylaget Frölunda Indians fattade beslutet att byta ut sitt klubbemblem till följd av en opinionsförändring. Hade klubbens ledning inte varit öppen till att lyssna på supportrarnas åsikter hade negativa konsekvenser kunnat uppstå med de följdverkningar som det innebär.
Förändringsarbete i personalfrågor
Bolag påverkas även av interna förändringar och bör planera för oväntade händelser. Ett flexibelt företag som lyckas med förändringsarbetet genom bra förändringsledning ser till likväl individer som bolaget. Genom att säkerställa att en enskild person inte blir alltför värdefull blir bolaget mindre fragilt i händelse av att den individen avslutar anställningen. Samtidigt måste det finnas en balans där duktiga personer erbjuds utvecklingsmöjligheter. Därigenom kan de bistå förändringsarbetet genom att visa vägen för andra kollegor som ser upp till dem.
En HR-avdelning som tillsammans med de relevanta mellancheferna ständigt utvärderar utvecklingen bland personalen kan förbereda för förändringar. Noterar de att en kollega är talangfull kan de planera för hur personen ska bli belönad med en befordran. Situationer likt dessa understryker värdet av att ständigt analysera vad som pågår. Därigenom kan planering och förberedelser genomföras för att möta oväntade situationer på bästa sätt. Det gäller likväl internt som externt.
Riktningar för förändringar
Situationen för ett företag kan ändras på en mängd olika sätt. Ibland ökar omsättningen efter att en ny vara har introducerats. Vid somliga tillfällen blir varorna dyrare till följd av fluktuationer på valutamarknaden, brist eller inflation. Andra omständigheter medför att konsumenternas värderingar förändras vilket kräver att företagets marknadsföringsavdelning agerar. Förändringar kan i princip ha tre olika riktningar.
- Positiva
- Neutrala
- Negativa
En bolagsstyrelse eller ledningsgrupp som är redo att lyssna på kunderna och vad som händer i omvärlden kan fatta rätt strategiska beslut och göra rätt förändringar. Om positiva händelser inträffar kan ett förhållningssätt vara aktuellt medans negativa händelser kräver en annan inställning.
Aktiva medarbetare får saker gjort
I genomsnitt genomförs endast 20% av företagets aktiviteter i tid. Med hjälp av Hubbster Activate så når våra kunder en genomförandegrad av startade aktiviteter på hela 78%. Boka ett möte med oss idag så berättar vi hur.
Varför misslyckas förändringsarbete?
En stor andel av alla förändringar som genomförs på företag misslyckas. En majoritet av de planerade aktiviteterna lämnar aldrig ritbordet utan blir istället förpassade till soptunnan. Genom att använda tekniska lösningar som har visat sig fungera kan företag gå emot strömmen. Våra kunder har en genomförandegrad som motsvarar 77%. Det kan jämföras med genomsnittet när andra metoder används. Hela 80% av de tänkta förändringarna förblir då idéer som aldrig implementeras.
Otillräcklig metod ett vanligt problem
Att en så stor andel av företagen misslyckas med sitt förändringsarbete beror på den metod som används. De flesta företag använder sig utav vattenfallsprincipen. Det innebär att den övergripande strategin bryts ner på flera nivåer.
- Bolag
- Division
- Avdelning
- Grupp
Dessa kombineras sedan med målstyrning, en metod som fungerar väl i teorin. Dessvärre föranleder det två stora utmaningar. Det första är att den tid som går åt till att införa den tänkta förändringen förlängs. Dessutom urvattnas budskapet för varje led som informationen måste förmedlas genom. Därför är det viktigt att stödja förändringsarbetet och aktivt arbeta med metoder som bistår förändringsledningen.
Praktiska tips: Hur stödjer man förändringsarbetet?
Organisationer utgörs av individer med personliga tankar, åsikter och känslor. För att förändringar som implementeras ska bli bestående måste människorna bakom organisationen förstå dem. Därmed krävs det att förändringsarbetet lägger vikt vid att bygga upp en stark motivation bland medarbetarna att ställa sig bakom förändringen. Det är en hörnsten för lyckat förändringsarbete.
Bra kommunikation är avgörande
När en ny arbetsmetod eller förändring introduceras kan förvirring och missförstånd uppstå. Det kan skapa oväntade lösningar men riskerar även att lägga grunden till oro och irritation. Därför är det viktigt att förändringsarbetet stöds av en klar och tydlig kommunikation. Men det är inte endast i syfte att rent tekniskt underlätta förändringen som fungerande informationsutbyte är viktigt.
Vad ska kommuniceras?
Kommunikationen kan underlätta implementeringsprocessen genom ökad förståelse. Det gäller likväl införandet men även attityden till det som är nytt. Några viktiga punkter som måste omgärdas av tydlig kommunikation samt tvåsidig dialog för att förändringsarbetet ska fungera som det är tänkt listas nedan.
- Målen med förändringen
- Vad förändringen syftar till
- Bakgrunden
När dessa aspekter kommuniceras under hela projektets gång kan medarbetarna förbereda sig för framtiden på bolaget. De kan simulera sina nya arbetssätt och lägga sig till med en accepterande inställning till den nya vardagen.
Bättre förändringsledning med inkludering
En organisation som ska introducera en stor förändring kan förbättra oddsen genom att vara inkluderande. När medarbetarna ges en möjlighet att bidra med sin syn på vad som är i görningen kan aspekter fångas upp som annars missas. Därför måste mellanchefer uppmuntra till att medarbetarna delar med sig av sina tankar och åsikter på ett produktivt sätt.
Uppföljning och utvärdering vid förändringsarbete
Förändringsarbetet fortgår efter det att reformen är introducerad. Uppföljning och utvärdering är viktigt för att säkerställa att organisationen undviker att falla tillbaka mot det gamla utförandet. Organisationen kan följa upp resultatet och därigenom identifiera om någonting måste kompletteras. Men utöver att följa upp på själva resultatet kan andra handlingar användas vid uppföljningen till förändringsarbetet.
Upprepning
Efter att en ny metod eller annan förändring har introducerats kan motivationshöjande insatser behövas. Företagsledare ska därför dela med sig av de resultat som är en följd av det nya arbetssättet. Men de bör också vara transparenta med de hinder som uppstått för att visa att organisationen som helhet är investerad i projektet.
Komplettera för bästa effekt
Att introducera en ny arbetsmetod eller annan förändring kan medföra behov av extra träning. Därför är det viktigt att forum skapas där lärdomar kan utbytas mellan kollegorna. Det stärker banden dem emellan och kan bidra till en brantare inlärningskurva.
Vad finns det för metoder och modeller – vad är ADKAR?
Förändringsledning förlitar sig till flera akademiska metoder. En av de mest framstående heter ADKAR. Det är en modell bidrar till att reducera de glapp som uppstår i förändringsprocessen. De fem bokstäverna står för ett attribut vardera.
- A = Awareness (Medvetenhet)
- D = Desire (Önskan / Strävan)
- K = Knowledge (Kunskap)
- A = Ability (Förmåga)
- R = Reinforcement (Upprepning)
Tolka ADKAR
Detta belyser viktiga aspekter av lyckat förändringsarbete. För att en förändring ska komma till måste en insikt och medvetenhet om behovet uppstå. När insikten är förankrad måste en önskan om att genomföra förändringen infinna sig. För att önskan ska bli verklighet krävs det att rätt kunskap och kompetens återfinns inom organisationen. Därefter måste möjligheten till implementering uppstå för att organisationen ska genomföra förändringen. När allt är på plats krävs ett utvärderings och upprepningsarbete för att den nya situationen ska förbli.
Använd modellen
Förändring börjar i den existerande situationen. Här väck en insikt och en önskan om att en förändring behövs för att bolaget förbli konkurrenskraftigt. Därför måste organisationens medlemmar informeras om att en förändring behövs samt varför så är fallet. Därefter börjar transfereringen mot det tänkta arbetssättet, det vill säga förändringen sätts i verket. Dessvärre är det en stor andel företag som inte tar sig förbi detta stadie till följd av att de inte har rätt verktyg.
I avsikt att lyckas med förändringens genomförande måste rätt kompetens finnas i bolaget. Även en god anpassningsförmåga samt de rätta förutsättningarna är nödvändiga för att de nya beteendena ska kunna tas i bruk är viktiga komponenter. När allt är på plats är det dags att mäta resultat och upprepa processen till dess att det nya tillvägagångssättet är väl förankrat i organisationen.
Vad krävs för att lyckas med change management?
För att ett bolag eller en annan organisation ska lyckas med change management krävs rätt kompetens och att ha värdeskapande i fokus. Duktiga yrkesutövare kan lägga upp robusta strategier för hur en ny arbetsmetod eller liknande ska introduceras inom bolaget. De kan förlita sig till beprövade modeller för förändringsledning likt ADKAR för att lyckas med uppdraget.
Lyckat förändringsarbete kräver koordination mellan olika avdelningar och en välfungerande kommunikation. Projektledare som tidigt introducerar förändringsledaren kan säkerställa att medarbetarna tidigt informeras om den kommande förändringen. Tillsammans kan de lägga upp en plan för hur implementeringen ska genomföras samt hur uppföljningen ska organiseras. Det underlättas genom att rätt digitala verktyg används. Med dess hjälp kan medarbetarna ta del av projektet och förstå sin roll i förändringen till det bättre.